Sztuka protokołu

Rozmowa z Ireną Lichnerowicz, dyrektorem protokołu dyplomatycznego w MSZ

Czym zajmuje się protokół dyplomatyczny i jaka jest jego rola w pracy Ministerstwa Spraw Zagranicznych?

Rola protokołu dyplomatycznego w pracy Ministerstwa Spraw Zagranicznych jest bardzo ważna, ponieważ ma on na celu zapewnienie efektywnego zarządzania ceremoniałem, relacjami z innymi państwami i reprezentowaniem kraju na arenie międzynarodowej.

Funkcja dyrektora protokołu dyplomatycznego polega na kierowaniu dużym departamentem
i nadzorowaniu funkcjonowania wszystkich jego wydziałów, czyli protokolarnego, przywilejówi immunitetów, prezydialnego, prawnego oraz wydziału wizyt oficjalnych. To także kwestie procedowania wniosków odznaczeniowych oraz obsługa protokolarna korpusu dyplomatycznego i konsularnego akredytowanego w Polsce. Przez protokół przechodzi duża ilość dokumentów, wniosków, notatek. Nie są to zawsze łatwe i proste sprawy, wymagają czasu i dogłębnej analizy.

Dyrektor protokołu dyplomatycznego ma też bliski kontakt z najważniejszymi osobami w państwie, czyli z prezydentem, premierem, ministrem spraw zagranicznych oraz szefami delegacji zagranicznych na najwyższych szczeblach.  W Polsce  protokół dyplomatyczny jest protokołem państwowym, stąd obsługuje najważniejsze osoby w państwie – głowę państwa, szefa rządu oraz ministra spraw zagranicznych

Należy pamiętać że z każdym VIP-em inaczej się pracuje, jest to kontakt z różnymi cechami charakteru, upodobaniami, zwyczajami. Większość osób, dla których bezpośrednio pracowałam, dobrze znała zasady protokołu dyplomatycznego, ale najważniejsze osoby w państwie oraz ich odpowiednicy na całym świecie potrzebują takiego „dyrygenta”, który powie im, gdzie jest następne spotkanie, gdzie trzeba stanąć do zdjęcia, na co trzeba zwracać szczególną uwagę i tak dalej. Dobrym tego przykładem może być family photo podczas szczytu NATO, gdzie do ustawienia mieliśmy prawie 70 osób, a centralnie stanęli: Prezydent RP Andrzej Duda, sekretarz generalny NATO Jens Stoltenberg oraz ówczesny prezydent USA Barack Obama.

Jakie znaczenie ma protokół dyplomatyczny dla kształtowania wizerunku Polski na arenie międzynarodowej?

Dzięki swojej apolityczności, profesjonalizmowi i szacunkowi wobec innych państw oraz ich przedstawicieli protokół dyplomatyczny wpływa na odpowiednie reprezentowanie Polski na arenie międzynarodowej, budowanie i utrzymywanie pozytywnych relacji z innymi państwami oraz  wzmacnianie pozycji Polski na świecie. Najprościej ujmując, protokół dyplomatyczny to narzędzie, które pozwala Polsce na skuteczną i profesjonalną reprezentację na arenie międzynarodowej, co wpływa na jej wizerunek i relacje z innymi państwami, a także pozycję w globalnej polityce.

Protokół dyplomatyczny ma swoje określone zasady i tradycje. Czy w dobie globalizacji i dynamicznych zmian w polityce międzynarodowej zmieniają się również te zasady?

W dobie globalizacji i dynamicznych zmian w polityce międzynarodowej zasady protokołu dyplomatycznego ulegają pewnym modyfikacjom, choć ich podstawy pozostają w dużej mierze niezmienne. W tradycyjnej dyplomacji protokół miał na celu utrzymywanie porządku, szacunku i formalności w kontaktach międzynarodowych. W miarę jak świat staje się coraz bardziej zglobalizowany, a interakcje międzynarodowe stają się coraz bardziej zróżnicowane, pojawia się konieczność dostosowania tych zasad do współczesnych realiów.

Współczesna dyplomacja wymaga uwzględnienia różnorodności kulturowej i norm, a globalizacja wpłynęła również na sposób, w jakim odbywają się rozmowy i spotkania międzynarodowe. Zwiększenie roli mediów społecznościowych, komunikacji cyfrowej oraz rola między innymi wideokonferencji zmieniają sposób, w jaki protokół jest stosowany, zwłaszcza w kontekście spotkań zdalnych. Wartością protokołu staje się nie tylko forma, ale i umiejętność dostosowania się do nowoczesnych narzędzi komunikacji. Co więcej, globalne wyzwania, takie jak zmiany klimatyczne, bezpieczeństwo międzynarodowe, sprawiają, że zasady protokołu muszą być dostosowane do bardziej skomplikowanego układu współpracy. Bezpieczeństwo i mobilność dyplomatów to kolejna bardzo ważna kwestia na styku z protokołem dyplomatycznym.

Czy to, że w 2014 roku zostałaś pierwszą kobietą na stanowisku dyrektora protokołu dyplomatycznego w polskim MSZ stanowiło dla Ciebie wyzwanie? Jak się czułaś, obejmując to stanowisko?

Z pewnością było to dla mnie wyzwanie, ale i ogromny zaszczyt oraz dowód zaufania ze strony kierownictwa resortu. Z jednej strony, była to niecodzienna sytuacja, ponieważ w tej roli dotychczas dominowali mężczyźni, więc istniało pewne poczucie odpowiedzialności, by sprostać oczekiwaniom jako kobieta, a także przełamać pewne stereotypy. Z drugiej strony, miałam nadzieję, że moje dotychczasowe doświadczenie i zdobyte kompetencje pozwolą mi efektywnie pełnić tę funkcję.

Z perspektywy czasu mogę wyznać, że była wtedy pewna grupa osób, która nie wierzyła we mnie. Ja jednak trzymałam się zasady, że jeśli nie spróbuję, to nie dam sobie szansy. Sporo też osób z najbliższego mi otoczenia wspierało mnie w tej decyzji, co było bardzo miłe i motywujące. Nie zwracałam więc większej uwagi na komentarze i z entuzjazmem zabrałam się do pracy, spotykałam też na swojej zawodowej drodze serdecznych mi ludzi. Zazwyczaj szefowie protokołów na świecie dobrze się dogadują i tworzą grupę osób sobie życzliwych. Tak też było w moim przypadku. Dobrym przykładem może być postać ambasador Csilly Wurtz, nazywanej żelazna damą protokołu NATO, z którą przyszło mi współpracować przy organizacji szczytu NATO w Warszawie w 2016 roku. Spędziłam z nią wiele czasu przy organizacji tego wydarzenia. Nie zawsze były to łatwe rozmowy i nie zawsze się zgadzałyśmy, ale razem udało nam się przygotować dobry szczyt po prawie dwóch latach ciężkiej pracy. Zaprzyjaźniłyśmy się i do tej pory pozostajemy w częstym kontakcie, już na gruncie prywatnym.

Po latach mogę powiedzieć, że była to jedna z najlepszych moich decyzji życiowych. Chociaż, a propos mojej pracy na stanowisku dyrektora protokołu, pojawiało się wiele różnych opinii w mediach społecznościowych, ale starałam się spokojnie do tego podchodzić i nie przejmować się żadnymi uszczypliwymi komentarzami. Zawsze znajdzie się grupa osób, którym wykonywanie danej funkcji się nie podoba i dobrze pamiętam, jak ktoś kiedyś mi zarzucił, że „za bardzo mnie widać przy różnych wizytach i uroczystościach, że moje blond włosy za bardzo rzucają się oczy”. W odpowiedzi na ten komentarz jeden z moich kolegów z protokołu żartobliwie zasugerował, aby ten „komentator” pofarbował włosy na blond, ubrał się w kostium, buty na wysokim obcasie i spróbował być niewidoczny przy grupie delegatów czy też funkcjonariuszy ochrony ubranych na ciemno. Ale to niemożliwe. Szef protokołu nie jest niewidoczny, szczególnie prowadząc danego VIP-a, jest często przed nim. Jeśli chcemy dobrze realizować swoje zadania przy najważniejszych osobach w państwie, to musimy być dla nich przede wszystkim widoczni.

Jak przebiegała Twoja kariera zawodowa?

Po kilku latach, jakże cennych doświadczeń i nauki zawodu w Kancelarii Prezydenta RP, pod życzliwymi skrzydłami ówczesnej Pierwszej Damy Jolanty Kwaśniewskiej i czujnym okiem mojej wspaniałej dyrektor Aleksandry Jacoby, w 2005 roku rozpoczęłam pracę w Ministerstwie Spraw Zagranicznych RP. W 2010 roku byłam zakwalifikowana na wyjazd do Londynu na stanowisko do Wydziału Politycznego, ale po tragedii smoleńskiej zdecydowałam, że jednak zostanę w protokole, bo dzień wcześniej 9 kwietnia rozmawiałam z dyrektorem Mariuszem Kazaną, który zachęcał mnie do pozostania w protokole i objęcia stanowiska zastępcy dyrektora do spraw wizyt oficjalnych. Na początku nie byłam przekonana.  Po śmierci dyrektora Kazany pod Smoleńskiem uznałam, że powinnam zostać. To był bardzo trudny czas.

Przez kolejne cztery lata byłam zastępcą dyrektora w protokole, a od grudnia 2014 do 2018 roku pełniłam funkcję dyrektora protokołu dyplomatycznego, odpowiadając za organizację
i koordynację wydarzeń międzynarodowych, takich jak szczyt NATO w Warszawie w 2016 roku czy Światowe Dni Młodzieży w tym samym roku. W kolejnych latach miałam zaszczyt reprezentować nasz kraj w roli Ambasadora RP w Republice Cypryjskiej (2018–2023). Pobyt na Cyprze był dla mnie wyjątkowym doświadczeniem, pełnym wyzwań,
ale i niezwykłych możliwości. Dbałam o rozwijanie współpracy z władzami Cypru oraz promowanie polskiej kultury i przedsiębiorczości. Po zakończeniu misji dyplomatycznej powróciłam do Ministerstwa Spraw Zagranicznych, obejmując ponownie stanowisko dyrektora protokołu dyplomatycznego.

Które wydarzenie obsługiwane przez Ciebie jako szef protokołu dyplomatycznego było najbardziej wymagające?

Bez wątpienia najbardziej wymagającym i największym wydarzeniem była organizacja szczytu NATO w lipcu 2016 roku, którego Polska była współgospodarzem. Gościliśmy wtedy 38 głów państw i szefów rządów, 37 ministrów spraw zagranicznych, 40 ministrów obrony, 2262 delegatów, 1600 dziennikarzy. Już same liczby robią wrażenie. Należy dodać, iż takie przedsięwzięcie jest zawsze organizowane przez państwo – gospodarza szczytu wraz z tak zwanym Summit Task Force kierowanym przez osoby pracujące w strukturach NATO i podlegające Sekretarzowi Generalnemu NATO. Chodzi o grupę osób, które regularnie przylatywały z Brukseli i koordynowały całość przygotowań między innymi z protokołem dyplomatycznym oraz wieloma instytucjami państwowymi w Polsce zaangażowanymi w realizację tego wydarzenia, nad którym prace trwały ponad półtora roku.

Drugim wydarzeniem był udział Jego Świątobliwości Papieża Franciszka w Światowych Dniach Młodzieży w Krakowie, dwa tygodnie po szczycie NATO. Przygotowania z protokołem watykańskim trwały praktycznie od lutego 2016 roku, by  następnie, od powitania do pożegnania na lotnisku, zrealizować wszystkie punkty części oficjalnej wizyty papieskiej na zaproszenie polskich władz. Dla mnie osobiście niezapomnianym przeżyciem było móc obcować tak blisko z Ojcem Świętym. Zachowam ten pobyt Ojca Świętego na zawsze w moim sercu, nie tylko pod względem duchowym, ale także opieki protokolarnej nad osobą Papieża, który niezbyt lubi sztywne zasady protokołu, ale jednocześnie zdaje sobie sprawę, że pewne zasady trzeba uszanować, aby sprawnie zrealizować wizytę. Ojciec Święty zawsze się uśmiechał, czasami żartował do mnie i szefa protokołu watykańskiego, mówiąc „O, znów tutaj jesteście, to gdzie teraz jedziemy?” albo „Jak tutaj pani zdążyła, że pani już jest przede mną?” i dodawał „A pani nie jest zmęczona?” A ja odpowiadałam „Nie Ojcze Święty, daję radę”. Mówię po włosku, co było ważne dla bezpośredniego kontaktu. Należy zaznaczyć, że dla całego zespołu reprezentującego wiele polskich instytucji to było ogromne wyzwanie, a jednocześnie niesamowite przeżycie, choć w charakterze zupełnie odmienne od  szczytu NATO.

Zrealizowałam wraz z zespołem protokołu dyplomatycznego setki już wizyt i wiele wydarzeń wielostronnych. Mam w domu kolekcję pamiątkowych zdjęć z polskimi prezydentami i premierami, dla których pracowałam, a także z prezydentami, premierami oraz ministrami spraw zagranicznych z różnych stron świata. Mam też sympatyczne zdjęcie z księciem Williamem i księżną Kate czy też ze znanym piosenkarzem Lionelem Richie w towarzystwie byłej Pierwszej Damy Jolanty Kwaśniewskiej. Każde zdjęcie wiąże się z inną wizytą, inną historią, czasami pewną anegdotą czy miłym powiedzeniem. Pamiętam, jak na zakończenie swojej wizyty oficjalnej w Polsce JKM Król Belgów Filip I podziękował mi i powiedział: „Szkoda, że nie możemy Pani zabrać do protokołu w Pałacu Królewskim w Brukseli”. To jeden z najmilszych komplementów, które może usłyszeć szef protokołu na zakończenie wizyty.

Bardzo ciekawe były dla mnie zawsze pobyty w Waszyngtonie i Nowym Jorku. Moje pierwsze amerykańskie wspomnienie to zdjęcie z prezydentem Stanów Zjednoczonych George’em Bushem z Białego Domu z 2002 roku. Następnie realizowałam wizyty prezydenta Baracka Obamy w Polsce, który był również na szczycie NATO. Potem witałam prezydenta Donalda Trumpa w 2017 roku, a z prezydentem Joe Bidenem spotkałam się, realizując jego wizytę w Warszawie w marcu 2014 roku. Każdy prezydent to inna osobowość, a więc każda wizyta miała odmienny charakter. Pamiętam, jak podczas pożegnania na lotnisku ówczesny wiceprezydent Stanów Zjednoczonych Ameryki Joe Biden powiedział, że „Jestem jak jego siostra Valerie, bo tak o niego dbam i mu mówię, co ma robić, krok po kroku”

To są doświadczenia i emocje, które zostaną ze mną na całe życie. Nie można jednak popadać w euforię i należy pamiętać, że praca w protokole dyplomatycznym  to praca usługowa, tak zwany service work, a my, pracując w protokole, który jest swoistego rodzaju narzędziem dyplomacji, mamy być jak drogowskazy pokazujące dobry kierunek działania. Bez wspólnego wysiłku, bez tak zwanego dream team, a taki zespół wspaniałych współpracowników zawsze miałam, jedna osoba nic nie zrobi, to jest zdecydowanie praca zespołowa, za którą na łamach „Ambasadora” pragnę jeszcze raz podziękować wszystkim moim współpracownikom na czele z moimi zastępcami. Z dyrektorem Maciejem Obcowskim znamy się najdłużej, bo 20 lat i nasza współpraca to współpraca osób, które porozumiewają się bez słów.

Jakie wydarzenia organizowane w ramach polskiej prezydencji w Radzie Unii Europejskiej są szczególnie wymagające pod względem protokolarnym?

Podczas polskiej prezydencji w Radzie Unii Europejskiej odpowiadamy za oprawę protokolarną szeregu wydarzeń, w tym przede wszystkim tak zwanych nieformalnych rad ministerialnych, jak na przykład nieformalne Rady do spraw Zagranicznych, w których uczestniczą ministrowie spraw zagranicznych państw członkowskich Unii Europejskiej oraz Wysoka Przedstawiciel ds. Zagranicznych i Bezpieczeństwa. Polski protokół dyplomatyczny odgrywa kluczową rolę w organizacji tych wydarzeń, zapewniając odpowiednią obsługę i przestrzeganie zasad protokołu.

Wspomnę także o jednym z ostatnich wyjątkowych wydarzeń, które zrealizowaliśmy, obsługując obchody 80. rocznicy wyzwolenia niemieckiego nazistowskiego obozu koncentracyjnego i zagłady Auschwitz, które miały miejsce 27 stycznia 2025 roku. Organizacja tego wydarzenia wymagała dużego nakładu pracy i precyzyjnego planowania, zarówno od strony merytorycznej, jak i protokolarnej. Obejmowała szereg elementów związanych z przygotowaniami, przebiegiem ceremonii oraz przyjęciem gości najwyższej rangi, w tym rodzin królewskich, prezydentów, premierów, szefów parlamentów oraz ministrów, ale przede wszystkim uszanowaniem i oddaniem hołdu ocalałym, świadkom zagłady. Kilka dni temu na Cmentarzu Żydowskim pożegnaliśmy jednego z Nich – Profesora Mariana Turskiego.

Wspomniane przeze mnie wydarzenia i wizyty wymagały szczególnego planowania i koordynacji, aby zapewnić ich sukces i pozytywny wizerunek Polski na arenie międzynarodowej.

Rozmawiała Ada Krzewicka